Política de Protección de Datos Personales - Industrias ESTRA S.A

1. Generalidades

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de INDUSTRIAS ESTRA S.A, actuando con el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la entidad garantiza un manejo adecuado de los datos personales de los clientes, empleados, proveedores, accionistas y demás agentes de interés, recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Debemos señalar que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a la compañía, el Titular de los datos acepta que dicha información se va a utilizar de acuerdo con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales. La compañía no utilizará los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos.

En el evento en dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular, las cuales se relacionan en el numeral 5 de la presente Política.

2. Responsable

La compañía responsable de la Protección de Datos Personales es: INDUSTRIAS ESTRA S.A, identificada con el NIT 890900099 – 1, con domicilio en la Calle 30 No. 55 – 72, Medellín, Antioquia, correo electrónico: estrasoluciones@estra.com.co y teléfono: 604 41 00.

3. Definiciones

a) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

b) Dato sensible: dato cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del Titular o generar su discriminación.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Transmisión: Comunicación de datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el responsable y su receptor es el encargado del tratamiento de datos.

4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Copservir Ltda., se reserva el derecho de cancelar la cuenta asignada al respectivo usuario, sin necesidad de dar ningún tipo de aviso, y sin que de ello se derive responsabilidad. El registro podrá ser cancelado de manera discrecional, es decir que Copservir no está o queda obligado a informar las razones de la cancelación del registro o su negativa a realizarlo, en el entendido que lo que se celebra con los clientes son contratos en los cuales concurra la voluntad contractual y el mutuo consentimiento, sin que la ausencia de este en cabeza de cualquiera de las partes pueda ser interpretado como acto discriminatorio.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente política.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente política y en los términos de la misma.

5. Datos Sensibles

Los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del Titular o generar su discriminación, entre otra información relacionada con origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y biométricos.

a) La compañía no solicitará información catalogada por la normatividad como datos sensibles, salvo en los siguientes eventos:

Cuando los titulares den su autorización de manera expresa y previa en relación con el dato recolectado. Lo anterior salvo que se presente uno de los eventos en los cuales, por Ley, la autorización no sea requerida, señaladas en el numeral 5, literal b de la presente Política;

Cuando el tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar un interés vital del titular, caso en el cual se requerirá la autorización previa de quien ejerza la representación legal del titular;

Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, este tipo de los datos no se podrá suministrarse a terceros sin la autorización previa del Titular;

Cuando se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

Cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse todas las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los titulares.

b) Excepciones a la autorización previa y expresa del titular.

Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la ley, la compañía podrá proceder al tratamiento de sus datos, sin que se requiera su autorización previa, cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

• Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término);

• Casos de urgencia médica o sanitaria;

• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Persona

6. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

La información que almacena Industrias Estra S.A. en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, llevar registro y mantener un control sobre los diferentes usuarios que conforman la compañía.

6.1 Clientes: La información relacionada con los clientes, será tratada de acuerdo con la presente política, permitiendo a Industrias Estra S.A recolectar, transferir, almacenar, custodiar, compartir, utilizar, transmitir y en general procesar los datos, con la intención de cumplir las finalidades enunciadas posteriormente:

• Mantener al Cliente informado y actualizado a través de cualquier medio acerca de los productos que Industrias Estra S.A ofrezca en el mercado.

• Comunicarle a través de cualquier medio sobre las promociones que realice la compañía.

• Utilizar su información para que Industrias Estra S.A desarrolle todas las gestiones administrativas, financieras y de mercadeo relacionadas con las actividades comunes del día a día.

• Utilizar su información para que Industrias Estra S.A la transfiera a alguna entidad estatal cuando sea requerida o a un tercero previa y debidamente autorizado.

• Verificar referencias y obtener información comercial, bancaria y financiera.

• Para el fortalecimiento de las relaciones con los Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del producto.

6.2 Empleados: La información relacionada con los empleados, será tratada de acuerdo con la presente política, permitiendo a Industrias Estra S.A recolectar, transferir, almacenar, custodiar, compartir, utilizar, transmitir y en general procesar los datos, con la intención de cumplir las finalidades enunciadas posteriormente:

• Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Empleado Titular de la Información.

• Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Sociedad con los Empleados Titulares de la Información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás estipuladas en el contrato de trabajo.

• Evaluar el desempeño laboral del Empleado Titular de la Información.

• Realizar los descuentos de nómina autorizados por el Empleado Titular de la Información.

• Utilizar mi información para que Industrias Estra S.A la transfiera a alguna entidad estatal cuando sea requerida, o a un tercero previa y debidamente autorizado.

• Utilizar mi información para realizar y publicar informes estadísticos.

• Controlar el acceso a la compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo zonas de video-vigilancia.

• Verificar antecedentes legales, disciplinarios, listas restrictivas Sarlaft y afines.

• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

• Desarrollar acciones de promoción, prevención, tratamiento y control de la gestión de riesgo en salud y/o frente a la propagación y contagio de virus y otras enfermedades infectocontagiosas

6.3 Proveedores: La información relacionada con los proveedores, será tratada de acuerdo con la presente política, permitiendo a Industrias Estra S.A recolectar, transferir, almacenar, custodiar, compartir, utilizar, transmitir y en general procesar los datos, con la intención de cumplir las finalidades enunciadas posteriormente:

• Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Sociedad con los Proveedores Titulares de la Información

• Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Proveedor.

• Evaluar la calidad de los servicios o productos ofrecidos por el Proveedor.

• Utilizar la información para que Industrias Estra S.A desarrolle todas las gestiones administrativas, financieras y de mercadeo relacionadas con las actividades comunes del día a día.

• Utilizar la información para que Industrias Estra S.A la transfiera a alguna entidad estatal cuando sea requerida o a un tercero previa y debidamente autorizado.

• Utilizar la información para realizar y publicar informes estadísticos.

• Seleccionar, evaluar y ejecutar contratos.

• Envío de invitaciones a eventos programados por la compañía

6.4 Accionistas: La información relacionada con los accionistas, será tratada de acuerdo con la presente política, permitiendo a Industrias Estra S.A recolectar, transferir, almacenar, custodiar, compartir, utilizar, transmitir y en general procesar los datos, con la intención de cumplir las finalidades enunciadas posteriormente:

• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.

• Envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

7. DERECHOS Y DEBERES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

7.1 Derechos de los Titulares

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.2 Deberes de los Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3 Deberes de los Encargados del Tratamiento: Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente políticas y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política.

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.

f) Adoptar este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1582 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en la base de datos las leyenda reclamo en trámite en la forma en que se regula en la presente política.

h) Insertar en la base de datos la leyenda información en discusión judicial una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. AVISO DE PRIVACIDAD

La compañía Industrias Estra S.A comunicará a los Titulares de manera escrita y/o electrónica, el Tratamiento de sus datos personales e informará la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se le pretende dar a los datos personales.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La compañía Industrias Estra S.A comunicará a los Titulares de manera escrita y/o electrónica, el Tratamiento de sus datos personales e informará la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se le pretende dar a los datos personales.

• Por escrito, diligenciando una carta de autorización realizada por la compañía, en la cual se presenta de manera clara el Tratamiento que se le dará a los datos personales, la finalidad de los mismos, los derechos del Titular y los datos de contacto e identificación del Responsable del Tratamiento.

10. CANAL DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MEDIOS DE CONTACTO

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Compañía: Industrias Estra S.A.

Dirección: Calle 30 No. 55 – 72, Medellín, Antioquia

Áreas: Dirección de T.I., Canales Digitales y Control Interno

Personas responsables: Julio A. Gallego, Anamaría Correa, Viviana Quintero

Correo electrónico: estrasoluciones@estra.com.co

Teléfono: 604 41 00

11. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y QUEJAS

11.1 Consultas: La información que se encuentre en las bases de datos de la compañía podrá ser consultada por los Titulares o sus causahabientes y de esta manera ejercer el derecho de consulta.

Las consultas se deben realizar a través del Canal de Protección de Datos, utilizando uno de los medios de contacto que se encuentran escritos en la presente política y debe contener los siguientes datos:

• El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Reclamos (Corrección, actualización, supresión): El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener la siguiente información:

• Identificación del Titular.

• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Dirección del titular.

• Documentación que se quiera presentar como prueba.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3 Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

12. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

INDUSTRIAS ESTRA S.A se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, sus políticas y procedimientos de Tratamiento de Datos Personales. Los cambios que se realicen serán informados a los Titulares por cualquier medio de comunicación y de esta manera, estos podrán ejercer sus derechos.

13. VIGENCIA

13.1 Vigencia de las bases de datos: Las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras resulten necesarias para desarrollar las finalidades establecidas en este documento..

13.2 Vigencia de la política: La presente Política de Protección de Datos Personales de la compañía INDUSTRIAS ESTRA S.A rige a partir de su expedición.